Hoe zit de Wmebv in elkaar?
De Wmebv bestaat uit 3 onderdelen:
- verzenden
- ontvangen
- invulling geven aan de zorgplicht
Bij verzenden staat het verzenden van berichten door inwoners of ondernemers centraal. Bij ontvangen gaat het om berichten die inwoners of ondernemers van de gemeente ontvangen. De zorgplicht is een onderdeel dat nu al wordt toegepast vanuit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Vanuit de Wmebv moeten gemeenten deze zorgplicht verder invullen. Bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden om formulieren samen met inwoners of ondernemers in te vullen, zodat zij vertrouwd raken met digitale formulieren.
Verzenden en ontvangen
In de Wmebv wordt van alles geregeld voor de digitale route:
- Verplichte ontvangstbevestiging – Inwoners of ondernemers weten door de ontvangstbevestiging zeker dat hun bericht is verstuurd. Dit is voor de meeste mensen de eerste check die ze doen als ze online een product hebben gekocht. Dit is ook belangrijk bij een digitale aanvraag bij de gemeente
- Overzicht van ingevoerde gegevens – Inwoners en ondernemers moeten een overzicht ontvangen van de gegevens die ze hebben ingevuld. Daardoor kunnen ze die gegevens controleren en hebben ze iets om op terug te vallen. Bijvoorbeeld als er onduidelijkheid of discussie ontstaat over de ingevulde of aangeleverde gegevens
- Alleen vragen naar zaken die écht nodig zijn – In het ideale geval wordt er in digitale formulieren alléén gevraagd naar zaken die écht nodig zijn om een verzoek af te handelen. Maar in de praktijk moeten inwoners en ondernemers vaak extra vragen beantwoorden. Denk aan vragen over de klanttevredenheid of vragen om te checken of ze mogelijk recht hebben op andere voorzieningen. Vragen mag, maar het beantwoorden van die vragen moet niet verplicht zijn. Je moet die vragen ook kunnen overslaan
- Correct omgaan met storingen – Als er een storing in het digitale proces heeft plaatsgevonden, moeten inwoners en ondernemers langer de tijd krijgen om een aanvraag in te dienen. Daarnaast moeten gemeenten inwoners en ondernemers laten weten dat de verwerking van een aanvraag langer duurt vanwege een storing
- Betere notificaties bij gebruik van de berichtenbox – Het versturen van notificaties wordt verplicht als inwoners en ondernemers gebruikmaken van de berichtenbox. Deze notificaties moeten de belangrijkste informatie van de aanvraag bevatten. De gemeente moet in de gaten houden of inwoners en ondernemers een bericht hebben ontvangen. Is dit niet het geval? Bijvoorbeeld omdat een bij de gemeente bekend e-mailadres niet meer bestaat? Dan moet de gemeente voor een andere manier van informeren kiezen. Bijvoorbeeld per brief of telefoon. De gemeente moet kunnen bewijzen dat de inwoners en ondernemers geïnformeerd zijn. Dit is een belangrijke verandering, want de bewijslast ligt nu nog bij inwoners en ondernemers.
Digitaal werken heeft ook gevolgen voor inwoners en ondernemers. In de Wmebv is dat goed geregeld!
Invulling geven aan de zorgplicht
Inwoners en burgers mogen zelf kiezen voor de papieren of de digitale route. Bij de digitale route bepaalt de gemeente welke elektronische weg voor welke situatie beschikbaar is: e-mail, een webformulier of de mogelijkheid om een bestand te uploaden.
Kiest een inwoner voor de digitale route? Dan is het belangrijk dat die route gebruiksvriendelijk is. Daarnaast moet de gemeente ondersteuning bieden. Bijvoorbeeld aan inwoners en ondernemers die de digitale route willen volgen maar die niet digitaal vaardig zijn of niet goed Nederlands spreken. Dit kan de gemeente doen door samen het formulier in te vullen of door duidelijke uitleg op de website te zetten.
Een efficiënte en betrouwbare digitale route met Schulinck In-Form
De Wmebv brengt veel werk met zich mee. Vooral op het gebied van de zorgplicht. Schulinck In-Form helpt u daarbij met slimme digitale formulieren voor het sociaal domein. Wij kennen de valkuilen en denken graag met u mee over de inrichting van uw digitale formulieren en de digitale route. Zo weet u zeker dat de inwoners en ondernemers van uw gemeente straks profiteren van een efficiënt en betrouwbaar digitaal aanvraag.
