En dat begint met de vraag: Wat is warm overdragen? Een vaste definitie is er namelijk niet. Iedereen heeft er zo zijn eigen idee bij. Om daar toch wat structuur in te brengen zal ik 3 vormen van warme overdracht in dit artikel bespreken.
- Warm contactgegevens doorgeven
- Persoonlijke begeleiding bij de overgang naar schuldhulp
- Het dossier warm overdragen
2 cruciale privacy vragen bepalen of warm overdragen kan
Omdat er in al deze situaties persoonsgegevens gedeeld worden door een ander dan de ‘eigenaar van de gegevens’ moeten altijd 2 vragen gesteld worden. Pas als het antwoord op allebei de vragen “ja” is, is de privacy-keten compleet en is het mogelijk om de gegevens succesvol te delen. Het gaat om deze vragen:
- Is de persoon die de gegevens deelt bevoegd om deze door te geven?
- Mag de ontvangende partij deze gegevens ontvangen en gebruiken?
Situatie 1: Warm contactgegevens doorgeven
Bij warm contactgegevens doorgeven gaat het om situaties waarin organisaties of bezorgde bekenden contactgegevens van iemand met schulden doorgeven aan de gemeente. De gemeente zou vervolgens laagdrempelig contact op kunnen nemen om die persoon over te halen om eens te komen praten over een oplossing. Uiteraard warm dus met medeweten van de persoon in kwestie. Moet hier nog wat voor worden geregeld of is dit een kwestie van gewoon doen?
Is de gegevensdeler in deze situatie bevoegd?
Als de eigenaar van de gegevens toestemming heeft gegeven om deze te delen met de gemeente, dan mag de gegevensdeler ze doorgeven aan de gemeente. Daar hoeft niks extra’s voor geregeld te worden.
Mag de ontvanger de gegevens gebruiken?
In deze situatie zit er een probleem aan de kant van de gemeente. Want helaas mag de gemeente de contactgegevens niet aannemen of gebruiken om een 1e gesprek aan te bieden. De reden hiervoor is dat de gemeente volgens de wet uitsluitend contactgegevens mag ontvangen van de vroegsignaleringspartijen die in de wet zijn benoemd. Daar staan de personen in dit voorbeeld niet bij. Informele signalen mag de gemeente dus niet eens aannemen, laat staan gebruiken.
Toch is er ook goed nieuws. Want als er in plaats van toestemming een volmacht is om namens iemand een afspraak in te plannen voor een schuldhulp gesprek, dan is de privacy-keten wel compleet. Met een volmacht treedt de gegevensdeler immers officieel op namens de hulpvrager. Bijkomend voordeel is dat dan ook meteen de stap waarin de gemeente contact zoekt kan worden overgeslagen. Dit is dus een directere route naar hulp dan het enkel doorgeven van contactgegevens.
Situatie 2: Warme begeleiding bij de overgang naar schuldhulp
Als iemand persoonlijke begeleiding krijgt tijdens de overstap naar schuldhulpverlening dan kan je spreken over een warme begeleide overdracht. De huidige hulpverlener, bijvoorbeeld een maatschappelijk werker, of een bezorgde bekende, neemt samen met de persoon in kwestie contact op met schuldhulp. En gaat misschien ook wel mee naar het eerste schuldhulp gesprek.
Omdat de hulpvrager en de begeleidende partij samen de stappen doorlopen, is de hulpvrager overal zelf bij. Dat betekent dat hij op elk moment de mogelijkheid heeft om het delen van de informatie te stoppen of te stimuleren. Hij kan ook zelf de informatie aanvullen of corrigeren. Het stellen van de 2 privacy-vragen is dus niet nodig.
Situatie 3: Warme dossieroverdracht
Bij een warme dossieroverdracht deelt een hulpverlener of instantie veel extra informatie over de hulpvrager. Bijvoorbeeld in een los gesprek met schuldhulp of via de mail. Door al deze extra informatie door te geven zou sneller en beter hulp geboden kunnen worden.
Is de gegevensdeler in deze situatie bevoegd?
Bij het delen van een dossier bepaalt de hulpvrager, als eigenaar van de gegevens, welke informatie de afdeling schuldhulp mag ontvangen en wat (nog) niet. Om er zeker van te zijn dat de hulpvrager en de gegevensdeler dezelfde gedachten hierover hebben, is het belangrijk om goed vast te leggen welke informatie met wie gedeeld mag worden. Ook is het belangrijk dat de hulpvrager altijd de regie heeft en ook de vrijheid moet voelen om de gegevensdeler daarin te sturen. Wordt er meer informatie gedeeld dan de hulpvrager wil, dan kan er sprake zijn van een datalek.
Leg goed vast welke informatie met wie gedeeld mag worden
Mag de ontvanger de gegevens gebruiken?
De gemeente mag deze informatie ontvangen, maar pas als de hulpvrager in het eerste gesprek heeft aangegeven dat hij hulp wil van de gemeente. Dat is terug te vinden in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Biedt iemand de extra informatie eerder aan, dan mag de gemeente het niet ontvangen of gebruiken.
Conclusie
Een warme overdracht zorgt vaak voor een beter resultaat. Maar het is wel belangrijk om ervoor te zorgen dat de hulpvrager de regie houdt over zijn eigen verhaal. Het moet voor hem altijd mogelijk zijn om het delen van de gegevens te blokkeren of juist te stimuleren. Dat is gemakkelijk te borgen door altijd de 2 privacy-vragen te stellen. Is het antwoord op 1 van die vragen “nee”, schakel dan over naar een warme begeleide overdracht van gegevens samen met de hulpvrager.
