Tip 1: bekijk elk ontvangen bericht zorgvuldig.
Volgens inmiddels vaste jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak moet een vergunningaanvrager in een afzonderlijk document aangeven voor welke vergunningplichtige activiteit(en) hij toestemming wil krijgen. Het is echter ook zo dat de aanvrager zowel per gewone post als digitaal kan laten weten dat hij een omgevingsvergunning wil, en dat de ontvangst van het document geldt als start van de beslistermijn. Daarom moet het gemeentebestuur ervoor zorgen dat elk ontvangen document zorgvuldig wordt bekeken en (juridisch) correct wordt geduid.
Tip 2: wees zorgvuldig met het verzoeken om aanvulling van een aanvraag.
Een verzoek om aanvulling van een aanvraag (art. 4:5 lid 1 Awb) heeft tot gevolg dat de termijn voor het beslissen op de aanvraag wordt opgeschort (art. 4:15 lid 1 onder a Awb). Daarom is een schriftelijk verzoek om aanvulling een besluit in de zin van art. 1:3 lid 1 Awb. Dit betekent allereerst dat het verzoek door of namens het bestuursorgaan moet worden gedaan. Een ‘los’ briefje van een ambtenaar behelst een onbevoegdelijk genomen verzoek om aanvulling, wat maakt dat de termijn voor het beslissen op de aanvraag niet wordt opgeschort. En na afloop van de beslistermijn kan het bevoegdheidsgebrek niet worden hersteld.
Over de bevoegdheid om namens het gemeentebestuur te vragen om aanvulling het volgende. Wie bevoegd is namens het bestuursorgaan op een aanvraag te beslissen, is ook bevoegd namens dit orgaan om aanvulling van de aanvraag te verzoeken. Die opvatting lijkt goed verdedigbaar. Toch is het verstandig om in het mandaatregister elke twijfel hierover uit te sluiten. Better safe than sorry.
Ik schreef net dat een verzoek om aanvulling van een aanvraag een Awb-besluit is. Algemeen wordt aangenomen dat hiertegen geen zelfstandig bezwaar kan worden gemaakt, aangezien het gaat om een beslissing ter voorbereiding van een ander besluit (namelijk de beslissing op de aanvraag). Zie art. 6:3 Awb. Toch kan de bestuursrechter het verzoek om aanvulling – exceptief – toetsen, als onderdeel van de beantwoording van de vraag of de gevraagde omgevingsvergunning van rechtswege is ontstaan.
Tot slot: een besluit treedt pas in werking nadat het op de wettelijk voorgeschreven wijze is bekendgemaakt (art. 3:40 Awb). Dit betekent concreet dat de beslistermijn pas wordt opgeschort indien en nadat het verzoek om aanvulling daadwerkelijk aan de aanvrager is verzonden (art. 3:41 lid 1 Awb). De last om te bewijzen dat het stuk is verzonden, rust op de schouders van het gemeentebestuur. Zorg dus voor hetzij verzending per aangetekende post, hetzij een deugdelijke verzendadministratie. Wederom Better safe than sorry.
Tip 3: laat schriftelijk weten wanneer de aanvraag compleet is.
De opschorting duurt tot het moment waarop de aanvraag is aangevuld, dan wel tot het moment waarop de ‘hersteltermijn’ ongebruikt is verstreken (art. 4:15 lid 1 Awb). Het gemeentebestuur moet hiervan mededeling doen aan de aanvrager (art. 4:15 lid 4 Awb). Het verdient aanbeveling om die mededeling schriftelijk te doen, en te zorgen voor bewijs van verzending van een brief met zo’n strekking. Dit voorkomt lastige discussies achteraf bij de bestuursrechter.
Tip 4: wees terughoudend met ‘corona-argumenten’.
Overmacht aan de kant van het gemeentebestuur leidt tot opschorting van de beslistermijn (art. 4:15 lid 2 onder c Awb), mits dit uitdrukkelijk in een brief aan de aanvrager is meegedeeld (art. 4:15 lid 3 Awb). Zo’n brief is een besluit in de zin van art. 1:3 lid 1 Awb. In zoverre verwijs ik naar tip 2, en wat daar is geschreven over het nemen, ondertekenen en verzenden van documenten.
Hoe langer de coronacrisis duurt, des te minder is de bestuursrechter geneigd om de sluiting van het gemeentehuis te accepteren als geldige reden voor een vertraagde afhandeling van de aanvraag. Er bestaat dus een reële kans dat de bestuursrechter een brief met een mededeling over vertraging “wegens corona” buiten beschouwing laat, en daarmee dat zo’n brief niet leidt tot opschorting van de beslistermijn. Gok niet op de welwillendheid van de bestuursrechter.
Tip 5: wees ook zorgvuldig met het verlengen van de beslistermijn.
Ook de beslissing tot verlenging van de termijn voor het beslissen op een aanvraag is een Awb-besluit. Door zo’n verlenging krijgt het gemeentebestuur namelijk meer tijd voor het nemen van een inhoudelijke beslissing op de aanvraag. In zoverre verwijs ik naar tip 2, en wat daar is geschreven over het nemen, ondertekenen en verzenden van documenten.
Verder moet hier worden opgemerkt dat een ‘verlengingsbeslissing’ pas effect heeft, indien deze beslissing tijdig is genomen én verzonden. Tijdig wil zeggen: binnen de termijn waarop normaliter op de aanvraag moet worden beslist. Het is niet mogelijk om een beslistermijn achteraf “met terugwerkende kracht” te verlengen.
Tip 6: zorg voor een zorgvuldig beheer van de agenda.
Uiteraard kan het gebeuren dat de beslistermijn dreigt te worden overschreden, ondanks opschorting en/of verlenging ervan. In dat geval kan het gemeentebestuur nog een noodsprong doen, door de gevraagde vergunning te weigeren. Daartegen kan de aanvrager bezwaar maken, en op grondslag daarvan kan het gemeentebestuur de vergunning eventueel alsnog verlenen (art. 7:11 Awb). Deze optie heeft het voordeel dat geen omgevingsvergunning ontstaat, met alle ongemakken vandien. Maar dit eist wel een zorgvuldig beheer van de agenda! Een kleine vergissing kan aanzienlijke gevolgen hebben!
Het is zaak om goed beslagen ten ijs naar de zitting van de bestuursrechter te gaan
Bij dit alles moet men beseffen dat de bestuursrechter ambtshalve – dus ook als geen van de partijen er een punt van maakt – onderzoekt of de gevraagde omgevingsvergunning al van rechtswege was ontstaan toen het gemeentebestuur voor het eerst op de aanvraag had beslist. Bij dit onderzoek beantwoordt de bestuursrechter diverse ‘voorvragen’, onder meer over het tijdig en rechtsgeldig opschorten en verlengen van de beslistermijn. Het is dus zaak om goed beslagen ten ijs naar de zitting te gaan. Tijdens de, door mij te verzorgen, cursus ‘Praktisch procederen in het omgevingsrecht’ leert u precies wat hiervoor nodig is.