In een bevoegdhedenregister legt het gemeentebestuur vast wie namens hen welke beslissingen kan nemen. Gaat het over besluiten, dan spreken we over mandaat en ondermandaat. Gaat het over het sluiten van overeenkomsten, bijvoorbeeld de inhuur van externen of de aanschaf van kantoormiddelen, dan spreken we over een volmacht. Ook het uitvoeren van feitelijke handelingen kan worden vastgelegd in de vorm van machtigingen.
Hoewel de Omgevingswet is uitgesteld, is van afstel geen sprake. Dat betekent dat het voorbereiden op de komst van de Omgevingswet door kan gaan. Voor inwerkingtreding van de Omgevingswet moet het mandaatbesluit worden aangepast. Aanpassen door de oude wetsartikelen te vervangen door de nieuwe wetsartikelen. Daar red je het echter niet alleen mee. Sommige vergunningslichten verdwijnen en daarvoor in de plaats kunnen maatwerkvoorschriften worden gesteld. Ook biedt deze tijd de mogelijkheid om besluiten in burgervriendelijkere taal op te stellen. Ook dat kan bijdragen om het vertrouwen van de burger in de overheid te vergroten. Immers, als je dezelfde taal spreekt, dan begrijp je elkaar beter en kunnen eventuele misverstanden sneller uit de wereld geholpen worden.
Mandaat
Een mandaatbesluit is een besluit waarin is vastgelegd dat iemand namens het bevoegd gezag mag besluiten. Meestal is dat een ambtenaar in dienst van de gemeente waarvan het bevoegd gezag deel uitmaakt, maar dat hoeft niet. Ook aan een niet-ondergeschikte kan een bevoegdheid worden gemandateerd. Degene die wordt gemandateerd kan deze bevoegdheid weer verder doorleggen in de gemeentelijke organisatie.
Bevoegd gezag is bestuursorgaan
Ter verduidelijking en het voorkomen van misverstanden merk ik op dat het bevoegd gezag altijd een bestuursorgaan is van een gemeente en niet de gemeente zelf. Dit laatste is met name van belang voor het bevoegdhedenregister: gaat het om mandaat, volmacht of machtiging. Gaat het hier fout dan is de beslissing niet rechtsgeldig genomen. In deze opinie beperk ik mij tot het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) als bevoegd gezag.
Bevoegdheden
Het college kan alleen die bevoegdheden mandateren waarover het zelf beschikt. Het bevoegd gezag kan een ‘eigen’ bevoegdheid direct of indirect hebben gekregen.
Het bevoegd gezag verkrijgt de bevoegdheid direct bijvoorbeeld via de wet of een lokale verordening. Zo is het college bevoegd om een omgevingsvergunning te verlenen of te weigeren.
Een indirecte bevoegdheid kan het college krijgen via een delegatiebesluit. In de Omgevingswet worden delegatiebesluiten ook wel flexibiliseringsregels genoemd. Het bestuursorgaan moet daar dan wel mee instemmen (zie bijvoorbeeld artikel 5.16 Ow). Het kan dus voorkomen dat Gedeputeerde Staten van de Provincie het verlenen van een omgevingsvergunning volgens de Omgevingsverordening delegeert aan het college van burgemeester en wethouders.
Jaarlijks worden veel omgevingsvergunningen en handhavingsbesluiten genomen. Het is onwenselijk en onmogelijk dat het college deze besluiten zelf neemt. Het college kan het nemen van deze besluiten overlaten aan anderen, die namens hen de besluiten nemen. Zo blijft het college uiteindelijk toch verantwoordelijk.
Mandaat is niet altijd mogelijk
Het mandateren van bevoegdheden is niet mogelijk als (artikel 10:3 Awb):
- de aard en het karakter van de bevoegdheid zich tegen mandateren verzet;
- het gaat om het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij expliciet toegestaan;
- het nemen van een besluit dat het bevoegd gezag met versterkte meerderheid moet nemen of waarvan de aard van de besluitvormingsprocedure zich op een ander manier tegen de mandaatverlening verzet;
- het vernietigen van of het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan (tenzij het instemmingsorgaan de bevoegdheid tot het geven van instemming heeft gemandateerd (artikel 16.16 lid 5 Ow).
Mandaat – beperkt mogelijk
Voor de beslissing op bezwaar (bob) geldt de beperking dat degene die het primaire besluit heeft genomen dat ter discussie staat, niet mag beslissen op het bezwaar dat daartegen is gemaakt (artikel 10:3 lid 3 Awb).
Vergelijkbaar daarmee is dat degene die het rapport/proces-verbaal opmaakt van een overtreding geen bestuurlijke boete mag opleggen (artikel 10:3 lid 4 Awb). Als de Omgevingswet in werking treedt, kan het college, meer dan nu het geval is, een bestuurlijke boete opleggen (bijvoorbeeld bij erfgoedregels – artikel 18.13 Ow). Dat betekent dat ook het mandaatbesluit aangepast moet worden.
Gevolgen mandaatgebrek
Als een besluit onbevoegd is genomen, dan:
- blijft het besluit in stand als het bevoegdheidsgebrek:
a) in bezwaar alsnog door het juiste bestuursorgaan is hersteld (ABRvS 9 januari 2002, ECLI:NL:RVS:2002:AD8986); of
b) wordt gepasseerd met artikel 6:22 Awb. of - wordt het besluit vernietigd, maar:
a) worden de gevolgen in stand gelaten (artikel 8:72 lid 3 Awb); of
b) wordt in bestuurlijke lus het gebrek gerepareerd (artikel 8:51a Awb). of - wordt het besluit vernietigd.
Regelmatig actualiseren, voorkomt onnodig procederen!
Bevoegdhedenregister
Om zoveel mogelijk gebrekkige besluiten te voorkomen, biedt een bevoegdhedenregister uitkomst. Met zo’n register behoudt het gemeentebestuur het overzicht over alle (onder)mandaten, volmachten en machtigingen.
In het bevoegdhedenregister wordt per bevoegdheid aangegeven wie bevoegd is en aan wie en onder welke voorwaarden de bevoegdheid is gemandateerd en/of ondergemandateerd. Wetswijzigingen en organisatieveranderingen vormen regelmatig aanleiding om het bevoegdhedenregister te actualiseren. Het niet (tijdig) actualiseren leidt tot ‘bedrijfsongevallen’. Hoewel de bevoegdheidsgebreken vaak kunnen worden gerepareerd, draagt het repareren niet bij aan het beeld van een betrouwbare en daadkrachtige overheid.
Regelmatig actualiseren, voorkomt onnodig procederen!
In onze kennisbank Schulinck Omgevingsrecht is een thema gewijd aan mandaat. Hiermee helpen we je op weg als je vragen hebt over mandaat.
Als je het bevoegdhedenregister wil actualiseren, neem dan met ons contact op!