Welke gegevens mag je bewaren en hoe lang?
In artikel 5 lid 1 onderdeel e van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze nodig zijn. Deze algemene norm wordt concreter gemaakt in wet en praktijk. Voor gemeenten is een uitgebreide selectielijst beschikbaar. Hieronder bespreek ik hoe dit specifiek is geregeld in de Wmo 2015 en in de Jeugdwet.
In de AVG staat dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze nodig zijn.
Bewaartermijnen voor de Wmo
De Wmo 2015 heeft voor het bewaren en vernietigen van dossiers specifieke regels. In artikel 5.3.4 Wmo 2015 staat dat de gemeente persoonsgegevens 15 jaar bewaart. Deze periode gaat in op het tijdstip van ontvangst of vervaardiging van de persoonsgegevens. De termijn van 15 jaren kan worden verlengd als dit voor een zorgvuldige uitvoering van taken op grond van de Wmo 2015 noodzakelijk is.
Op het moment dat een cliënt een aanvraag intrekt, voordat een besluit is genomen, is de termijn een stuk korter. Dan moet de gemeente alle stukken na 6 weken vernietigen. Dat staat in de Selectielijst 2020, onderdeel 8.4.1. De Handreiking van de VNG geeft hierover een toelichting in onderdeel 5.6.4. In de Wmo is ook sprake van een meldingsfase, voor de aanvraag. Ik verwacht dat bij het intrekken van een melding, of het niet aanvragen na onderzoek, ook geldt dat de gemeente de stukken maar 6 weken mag bewaren.
Bewaartermijnen in de Jeugdwet
Ook de Jeugdwet geeft specifieke regels over het bewaren en vernietigen van het jeugdhulpdossier. Die regels zijn van toepassing op de fase van verlening van jeugdhulp. De Jeugdwet kent geen specifieke regels voor het dossier in de fase ervoor, die van de toegang tot jeugdhulp. Het is raadzaam om voor het toegangsdossier aan te sluiten bij de regels over bewaren en vernietigen van het jeugdhulpdossier. Voor het bewaren van gegevens over een jeugdige geldt een bewaartermijn van 20 jaar (artikel 7.3.8 lid 3 Jeugdwet). Maar voor gegevens in dossiers bij de gemeente (toegang) kan een kortere termijn gelden.
In onze kennisbank Schulinck Jeugd staat een uitgebreid overzicht van bewaartermijnen in de Jeugdwet voor gemeenten.
Praktische tips bij het sluiten en archiveren van een dossier
In veel gemeenten regelt de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van dossiers. Persoonsgegevens uit de door deze afdeling beheerde dossiers zijn na het sluiten alleen via hen nog beschikbaar. Het is dus belangrijk dat een dossier zorgvuldig gesloten wordt. Waar moet je op letten als een dossier naar het archief moet?
Tip 1 Verwijder gelijk alle e-mails
Een praktische tip is om meteen als het dossier gesloten wordt, alle mails van de betreffende cliënt in het dossier te zetten en daarna te verwijderen uit je e-mailbox. Check daarbij de verzonden en verwijderde items. Maak ook de prullenbak leeg. Mails kunnen ook met de ‘shift + delete’ combinatie meteen volledig worden verwijderd. Dan weet je zeker dat je niets meer onjuist bewaart.
Tip 2 Verwijder fysieke stukken
Verwijder ook alle fysieke stukken. Bijvoorbeeld een rapport dat nog uitgeprint in de la ligt. Want ondanks dat we veel digitaal doen, zijn er nog genoeg mensen die mails, rapporten en dergelijke uitprinten. Verder werken we tegenwoordig ook vaker thuis. Check ook of thuis nog documenten liggen van de betreffende cliënt. Neem de stukken mee naar kantoor en laat ze professioneel vernietigen.
Tip 3 Laat sluiting dossier weten aan je collega’s
Verder moeten andere personen binnen de eigen organisatie ook alle gegevens verwijderen. Bijvoorbeeld een collega die heeft waargenomen tijdens verlof met wie is gemaild over die cliënt. Of de receptioniste die een terugbelverzoek heeft gemaild met inhoudelijke details over de zaak. Ook komt het voor dat je een kwaliteitsmedewerker hebt gevraagd om even mee te kijken in het dossier. Die collega weet vaak niet dat het dossier gesloten wordt. Een tip hierbij is om de mensen die in aanraking zijn geweest met (de gegevens van) de cliënt, op de hoogte te stellen van de sluiting van het dossier. Zij weten dan dat ze relevante informatie in het digitale dossier moeten zetten en vervolgens alle gegevens moeten verwijderen.
Tip 4 Informatie bij voormalig collega’s
Denk ook aan de gegevens die bij collega’s liggen, die de organisatie (hebben) verlaten. Let daarbij goed op welke informatie nog in de e-mailinbox zit en of het bij opheffen van een account de informatie echt verwijderd is.
Conclusie
Het zorgvuldig sluiten van een dossier kost tijd. Maar het is wel de moeite waard. Want als je het goed oppakt dan weet je op het moment dat de bewaartermijn voorbij is, dat er nergens in de organisatie nog informatie over de betreffende cliënt ‘rondzwerft’. Je hoeft dan ook niet meer te stressen over stoffige archiefkasten, bureaulades van collega’s of bijna vergeten mailboxen. Alles is verwijderd. Deze 4 tips kunnen daarbij helpen. Je weet dan zeker dat je voldoet aan je verplichting om alle persoonsgegevens te verwijderen conform de wet- en regelgeving. En de cliënt weet dat al zijn gegevens goed zijn gearchiveerd en na de bewaartermijn ook echt zijn verwijderd.
