Aanvragen kosten veel tijd
Gemeenten geven aan dat het afhandelen van de individuele aanvragen veel tijd in beslag neemt. Gekwalificeerde consulenten om de individuele aanvragen af te handelen zijn schaars. Nog niet alle gemeenten hebben hun aanvragensysteem gedigitaliseerd. De burger moet dan een aanvraag doen op papier en daarbij bewijsstukken voegen. Vaak zijn die stukken niet compleet en moet de consulent bij de burger aangeven wat er nog mist. Dit zorgt voor vertraging in de afhandeling. Is alles compleet, dan wordt de burger soms nog uitgenodigd voor een gesprek. Alles wordt beoordeeld en vervolgens komen er een beschikking, een rapportage en een uitbetaling. Deze beoordeling kost veel tijd, of er nu een afwijzing of een toekenning uitkomt.
Digitale formulieren: gemak en tijdsbesparing
Met een digitaal formulier is een aanvraag voor beide partijen veel gemakkelijker en minder tijdrovend. De burger logt vanaf zijn computer, tablet of mobiel in met zijn DigiD. Hij krijgt een formulier te zien waarop een aantal van de van hem bekende gegevens al zijn ingevuld. Vervolgens krijgt hij de voor hem relevante vragen en moet hij de bewijsstukken toevoegen. Mocht hij duidelijk geen recht hebben op de toeslag, dan zal hij direct een afwijzingsbeschikking ontvangen. Voor de gemeente is het prettig dat alleen de nog niet afgewezen aanvragen via eenzelfde weg binnenkomen. En dat ze voorzien zijn van alle bewijsstukken.
Geen dubbele aanvragen meer
Van een bepaalde groep mensen weet de gemeente al dat deze in aanmerking komt voor de energietoeslag. Deze burgers hebben een bijstandsuitkering en vallen dus onder de inkomensgrens. Die groep krijgt de toeslag al ambtshalve en hoeft geen aanvraag te doen. De gemeente kan voorkomen dat deze mensen de energietoeslag toch aanvragen. Bij het starten van de aanvraag kan het systeem controleren of iemand al een aanvraag heeft ingediend of een vergoeding heeft ontvangen. Zo’n burger krijgt meteen een melding en komt niet nog een keer in de molen terecht. Dat bespaart de gemeente veel tijd.
Fraude voorkomen
Een veelgestelde vraag is: hoe voorkom ik dat mensen met de regeling frauderen? In het formulier kan de gemeente direct aangeven of iemand wel of niet in aanmerking komt op basis van zijn antwoorden. Maar dat kan ook op de achtergrond worden gecontroleerd. Pas na het afronden van de aanvraag zal blijken of wordt voldaan aan de criteria. Zo niet, dan wordt een afwijzing gegenereerd. Dit voorkomt dat mensen het formulier creatief gaan invullen totdat ze zeker weten dat ze een toekenning krijgen. Doordat is ingesteld dat de aanvrager maar één keer een aanvraag mag indienen, voorkom je dat hij dat nóg een keer doet. Mocht hij het niet eens zijn met de afwijzing, dan kan hij contact opnemen met de gemeente. Mogelijk kan hij dan alsnog een nieuwe aanvraag indienen.
Digitale formulieren zijn snel in te zetten, ze zijn vollediger dan papieren formulieren en gemakkelijk aan te passen.
Digitale formulieren leveren lagere uitvoeringskosten op
In de media lezen we vaak dat gemeenten zeggen: ‘Nog een jaar energietoeslag afhandelen kunnen we niet regelen.’ Bij gemeenten die al met digitale formulieren werken, leveren die extra toeslagen natuurlijk extra werk op. Maar we merken dat het beheersbaar is. Digitale formulieren, zoals die van Schulinck In-Form, zijn snel in te zetten, ze zijn vollediger dan papieren formulieren en gemakkelijk aan te passen. Wolters Kluwer Schulinck ondersteunt gemeenten graag met maatwerk. Voor gemeenten die de energietoeslag op deze manier uitvoeren, blijken de uitvoeringskosten ook lager te zijn.
Formulieren worden eenvoudig aangepast
Tijdens de doorlooptijd van een regeling kunnen de toekenningscriteria wijzigen. Bij een digitaal formulier kunnen wijzigingen eenvoudig worden doorgevoerd. Zo zijn de eisen voor de energietoeslag in 2023 bijvoorbeeld anders dan die van 2022. Een nieuwe norm – zoals de inkomensgrens die in 2023 geldt – kan eenvoudig worden ingebouwd. Wordt de inkomensgrens overschreden, dan volgt direct een automatische afwijzing. Een automatische toekenning kan ook en zelfs een automatische betaalopdracht is mogelijk. Als de gemeente liever zelf beoordeelt, beschikt en betaalt is dat natuurlijk prima. Iedere gemeente maakt daarin zelf keuzes en gaat zo ver als hij wil.
Meer weten?
Als onderdeel van Wolters Kluwer Schulinck, marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Kijk naar de oplossingen van Schulinck In-form.
Tom Voermans en Kim Brummans hebben op 13 juni een webinar over dit onderwerp gegeven. Bekijk hier het webinar terug.