Al sinds 1 juli 2004 is in de wet de mogelijkheid opengesteld om een aanvraag om bijstand elektronisch in te dienen in plaats van verzending per post (artikel 2:15 Awb). Een aanvraag indienen per e-mail is echter alleen mogelijk als de gemeente kenbaar heeft gemaakt dat deze weg hiervoor open staat. Als dat het geval is dan volstaat verzending van de aanvraag langs elektronische weg en hoeft deze niet ook nog per post te worden verzonden. Als de mogelijkheid van elektronische verzending niet is opengesteld dan voldoet volgens de CRvB een aanvraag die per e-mail is verzonden niet aan het vereiste van schriftelijkheid (zie CRvB 14-10-2014, nr. ECLI:NL:CRVB:2014:3404). Het college moet de afzender van de e-mail dan wel meedelen dat geweigerd wordt de email te ontvangen (artikel 2:15 lid 4 Awb). De aanvraag zal daarna door de belanghebbende tijdig per post moeten worden verzonden.
Indienen elektronische aanvraag kan niet verplicht worden gesteld
De gemeente kan een burger niet de verplichting opleggen om een aanvraag om bijstand langs elektronische weg in te dienen (zie Rechtbank Rotterdam 09-07-2015, ECLI:NL:RBROT:2015:4870). Als een belanghebbende per sé een papieren aanvraag in wil dienen, dan moet de gemeente dat respecteren. De gemeente moet er dus voor zorgen dan een belanghebbende daartoe nog in staat wordt gesteld. Het is onvoldoende dat het UWV een belanghebbende slechts hulp biedt bij het indienen van een digitale aanvraag (zie CRvB 10-12-2013, ECLI:NL:CRVB:2013:2757).
Ondertekenen elektronische aanvraag
Een aanvraag langs digitale weg dient te worden voorzien van een elektronische handtekening. Een handgeschreven (“natte”) handtekening is dus niet vereist. Ondertekening door middel van DigiD wordt gezien als voldoende betrouwbare methode. Als de aanvraag ondertekend is met DigiD, dan is een natte handtekening dus niet meer nodig. Een gezamenlijke aanvraag van gehuwden vergt in de regel twee rechtsgeldige digitale handtekeningen.
Elektronische berichten van gemeente aan de burger
De gemeente kan natuurlijk ook berichten verzenden aan een belanghebbende in het kader van een aanvraag of tijdens de bijstandsverlening. Dat is echter alleen mogelijk als de belanghebbende kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is (artikel 2:14 lid 1 Awb). De enkele bekendheid van een emailadres van een belanghebbende is hiervoor onvoldoende. Ook de vermelding van een emailadres in de persoonsgegevens van een aanvraag volstaat niet. En ook dat de belanghebbende de aanvraag zelf digitaal heeft ingediend niet. De belanghebbende zal duidelijk moeten hebben bevestigen, bijvoorbeeld op verzoek van de gemeente in een formulier, dat aan hem langs elektronische weg berichten mogen worden gestuurd. Dit is een garantie dat de belanghebbende zijn e-mails voldoende in de gaten houdt om tijdig te kunnen reageren. Het is vervolgens niet vereist dat de belanghebbende ook feitelijk bereikbaar is op zijn mailadres. Als hij aangegeven heeft elektronisch bereikbaar te zijn dan is hij er zelf verantwoordelijk voor dat hij daadwerkelijk bereikbaar is.
Een bericht van de gemeente aan een belanghebbende kan ook een eenvoudige mededeling betreffen, zoals het maken van afspraken. Andersom kan een belanghebbende ook digitaal met de gemeente communiceren. Hierbij gaat het dus niet om formele aangelegenheden zoals een aanvraag of een beschikking waarbij digitale ondertekening een vereiste is, maar om de gewone communicatie. In dat geval is het verzenden van elektronische berichten bijvoorbeeld ook mogelijk via WhatsApp. Op deze manier kunnen klantmanagers en klanten vaker over en weer met elkaar communiceren. Dergelijke communicatie moet uiteraard wel voldoen aan dezelfde wettelijke voorwaarden die hierboven zijn genoemd: de gemeente heeft de elektronische weg open gesteld en de belanghebbende heeft kenbaar gemaakt dat hij langs die weg voldoende bereikbaar is.
Communicatie tussen overheid en burger steeds vaker digitaal
Conclusie
De communicatie tussen overheid en burger zal steeds vaker digitaal plaatsvinden. Daarom is het belangrijk dat de overheid elektronische communicatie open stelt voor de burger. Andersom zal de burger ook steeds vaker berichten elektronisch willen versturen aan de overheid. In de Awb zijn voldoende waarborgen opgenomen om dit zonder problemen mogelijk te maken. Het is wel belangrijk op te merken dat digitale communicatie ook voor de burger (nog) niet verplicht kan worden gesteld. Berichten zullen dus ook nog steeds per post moeten worden verzonden.