Beslistermijn omgevingsvergunning
Als een burger een aanbouw aan zijn huis wil realiseren dan kan het zijn dat hij daarvoor een omgevingsvergunning moet aanvragen.
Vooroverleg
Aan de aanvraag kan een vooroverleg vooraf gaan. Een vooroverleg is een informeel, oriënterend overleg tussen aanvrager en bevoegd gezag in de informele, oriënterende communicatiefase. Een vooroverleg is voor zowel de aanvrager als het bevoegd gezag van belang. Het vooroverleg biedt aanvragers de mogelijkheid om met het bevoegd gezag (de ambtenaren) in gesprek te gaan over voorgenomen plannen. Aan de hand van het plan kan de gemeente adviseren over de verdere uitwerking ervan.
Ook voor het bevoegd gezag is het belangrijk om vooroverleg te voeren. De kans op een onvolledige aanvraag is immers kleiner, zodat procedure- en afhandelingstermijnen korter worden. Als een aanvraag formeel wordt ingediend, begint namelijk de termijn te lopen (artikel 3.1 lid 2 Wabo).
In deze tijden van corona is een bezoek aan het gemeentehuis om een vooroverleg in te plannen echter geen optie. Via het omgevingsloket kan door een burger worden aangegeven een vooroverleg te willen hebben. De burger kan daarbij ook aangeven dat hij bereikbaar is per mail en dat hij instemt met de correspondentie per mail (artikel 2:14 Awb). Daarnaast kan een eventueel overleg ook met digitale middelen zoals videobeeldbellen worden ingepland. Op deze manier kan een vooroverleg in aangepaste veilige vorm toch doorgang vinden.
Aanvraag
De burger kan nadat hij aanvullend huiswerk heeft verricht een aanvraag indienen. Afhankelijk van de activiteit is de reguliere (artikel 3.9 Wabo) of uitgebreide procedure (artikel 3.10 Wabo) van toepassing.
Een belangrijk verschil tussen beide procedures heeft betrekking op de rechtsgevolgen van de overschrijding van de beslistermijn.
Reguliere procedure
Voor de meeste Wabo-activiteiten geldt de reguliere voorbereidingsprocedure. Binnen een termijn van 8 weken na ontvangst van de aanvraag zal op de vergunningaanvraag moeten worden beslist (artikel 3.9 lid 1 Wabo). Deze termijn kan één keer met 6 weken worden verlengd. Let daarbij wel op dat verlengen (artikel 3.9 lid 2 Wabo) iets anders is dan opschorten (artikel 4:15 Awb). Als niet binnen deze beslistermijn wordt beslist op de aanvraag (verlenen of weigeren), dan is de omgevingsvergunning van rechtswege verleend. In dat geval kan het bevoegd gezag alleen nog voorwaarden aan de omgevingsvergunning verbinden voor zover dit nodig is om ernstige gevolgen voor het algemeen belang te voorkomen. Het is dus belangrijk dat het bevoegd gezag tijdig beslist op de aanvraag.
Welke mogelijkheden heeft het bevoegd gezag nu om te voorkomen dat een omgevingsvergunning van rechtswege in werking treedt?
- De beslistermijn verlengen met 6 weken
- De beslistermijn opschorten
Beslistermijn verlengen
De beslistermijn voor een reguliere procedure kan éénmaal met 6 weken worden verlengd (artikel 3.9 lid 2 Wabo jo artikel 4:14 Awb respectievelijk artikel 3.12 lid 8 Wabo). Een beslissing (keuze) om een beslistermijn te verlengen, is een besluit (artikel 1:3 lid 1 Awb). Dat besluit moet voldoen aan alle wettelijke eisen en moet ook behoorlijk zijn (ECLI:NL:RVS:2019:812).
Het verlengingsbesluit treedt pas in werking na het verstrijken van de oorspronkelijke beslistermijn, maar slechts indien het vóór het verstrijken van de beslistermijn op de wettelijk voorgeschreven wijze is bekendgemaakt (ECLI:NL:RVS:2019:812).
Beslistermijn opschorten
In artikel 4:15 Awb zijn bepalingen opgenomen over het opschorten van beslistermijnen.
Opschorten kan in de volgende gevallen:
1. Aanvrager is een termijn gesteld om zijn aanvraag aan te vullen;
2. Aanvrager stemt schriftelijk in met uitstelverzoek bestuursorgaan;
3. De vertraging aan de aanvrager kan worden toegerekend;
4. Overmacht bevoegd gezag.
Opschorten betekent, dat de looptijd van de termijn als het ware wordt ‘gepauzeerd’ ofwel tijdelijk wordt stopgezet (‘bevroren’). Na aanvulling loopt het restant van de termijn weer door, totdat de totale termijn verstreken is.
Aanvullingstermijn
Het komt regelmatig voor dat voor een zorgvuldige beoordeling van de aanvraag nog noodzakelijke informatie ontbreekt. De aanvraag is dan als het ware ontoereikend. Het bevoegd gezag heeft dan de mogelijkheid om de beslistermijn op te schorten met ingang van de dag waarop het bevoegd gezag de aanvrager uitnodigt de aanvraag aan te vullen tot de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken (artikel 4:15 Awb).
De aanvullingstermijn moet een redelijke termijn zijn. In het kader van het corona-virus kan het aangewezen zijn om de aanvullingstermijn op te rekken ten opzichte van de gebruikelijke termijn.
Instemming aanvrager met uitstel
Het bevoegd gezag kan bijvoorbeeld gelet op de complexiteit van de aanvraag, de aanvrager verzoeken om in te stemmen met een langere beslistermijn. Zeker in het geval het gaat om een door beide partijen gewenst project kan het voor een goede voortgang van een project van belang zijn om de beslistermijn uit te stellen om tot een zorgvuldig besluit te kunnen komen. Als de aanvrager met de opschorting van de termijn, die dan wel concreet moet worden gemaakt, instemt dan treedt de vergunning niet van rechtswege in werking.
Deze mogelijkheid gaat uit van afstemming tussen aanvrager en bevoegd gezag. In het kader van open en transparante communicatie is deze mogelijkheid een goede oplossing waarbij recht wordt gedaan aan alle af te wegen belangen.
Vertraging toerekenbaar aan aanvrager
Een vertraging is in ieder geval toerekenbaar aan de aanvrager als:
- hij enkele dagen voor afloop van de beslistermijn nog omvangrijke pakketten met nadere gegevens opstuurt;
- de aanvrager zelf bij herhaling om uitstel van een hoorzitting of om nader onderzoek heeft gevraagd en het bestuursorgaan daarmee heeft ingestemd.
De opschorting is dan van rechtswege een feit. Het nadeel hiervan is dat er onzekerheid is over de vraag of een omgevingsvergunning van rechtswege is verleend of niet. Mocht voor deze mogelijkheid worden gekozen, dan is het verstandig dit schriftelijk kenbaar te maken aan de aanvrager en daarvan kennis te geven op de gemeentelijke website.
Van overmacht zal niet snel sprake zijn.
Overmacht
Van overmacht zal niet snel sprake zijn. Het zal dan in ieder geval moeten gaan om een onmogelijkheid om te beslissen die veroorzaakt wordt door abnormale en onvoorziene omstandigheden buiten toedoen van het bestuursorgaan zelf en die ook buiten zijn risicosfeer liggen. Daarvan zal bijvoorbeeld sprake kunnen zijn wanneer het gemeentehuis is afgebrand of onder water gelopen. Uit de jurisprudentie inzake termijnoverschrijdingen kan echter worden afgeleid dat ziekteverzuim en administratieve of organisatorische problemen binnen de invloedssfeer van het bestuursorgaan niet een beroep op overmacht rechtvaardigen, ook niet als zij van structurele aard zijn. Het bestuursorgaan moet van de opschorting wegens overmacht mededeling doen aan de aanvrager. Doet het bestuursorgaan dat niet, dan verstrijkt de termijn, is het bestuursorgaan te laat en kan na een schriftelijke ingebrekestelling beroep wegens niet tijdig beslissen worden ingesteld (TK 2005-2006, 30435, nr. 3, p. 15).
Gezien het bovenstaande zou kunnen worden geconcludeerd dat een beroep op het corona-virus als overmachtsituatie niet snel gehonoreerd zal worden. De mogelijkheden om digitaal en vanuit huis te werken maken het niet onmogelijk om tijdig te kunnen beslissen op een aanvraag.
Het is echter niet ondenkbaar dat overmacht als gevolg van de afgekondigde maatregelen ter bestrijding van het corona-virus gehonoreerd zou kunnen worden. Het corona-virus is immers van een andere orde dan gewoon ziekteverzuim. Het ziekteverzuim als gevolg van het corona-virus is mijns inziens niet op één lijn te zetten met normaal ziekteverzuim (bijvoorbeeld als gevolg van burnouts). Als de gemeentelijke organisatie qua ziektegevallen onevenredig zwaar wordt getroffen, dan is een beroep op overmacht mijns inziens niet uitgesloten.
Om te voorkomen dat een vergunning van rechtswege wordt verleend kan het beste worden gekozen voor afstemming met en expliciete instemming van de aanvrager met het uitstellen van de beslistermijn.