Mag de gemeente een identificatiebewijs opvragen?
Gemeenten zijn wettelijk bevoegd om persoonsgegevens op te vragen, onder meer op grond van de Participatiewet. Maar zij moeten wel rekening houden met de privacy van hun belanghebbenden, die immers veel persoonlijke informatie moeten prijsgeven. De uitvoeringsinstanties mogen alleen gegevens opvragen die strikt noodzakelijk zijn om te bepalen of iemand het recht heeft om een uitkering of voorziening te (blijven) krijgen.
In de Participatiewet staat dat de identiteit moet worden vastgesteld aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Een kopie opnemen in het dossier mag vanuit de AVG niet. Een alternatief is het noteren van het soort identiteitsbewijs, het nummer daarvan en de einddatum van de geldigheid. De gemeente kan meestal wel in de eigen systemen zoeken of het nummer klopt met de opgegeven naam. Toch zijn niet alle gemeenten ervan overtuigd dat de identiteit van een aanvrager daarmee ook vaststaat.
De oplossing: flexibele e-formulieren op maat
Sommige gemeenten gaan bij de aanvragen uit van de eerlijkheid van de burger. Niet alleen qua identificatie, maar ook of de gevraagde voorziening wel nodig is. Zij controleren alleen steekproefsgewijs. Andere gemeenten willen juist alles controleren om te voorkomen dat ze ten onrechte iets uitbetalen en willen dus overal een bewijsstuk van. En veel gemeenten zitten daar precies tussenin, al vragen ze de belanghebbende natuurlijk altijd om alle bewijsstukken te bewaren voor een steekproefsgewijze controle.
De oplossing voor al deze gemeenten is simpel: een flexibel digitaal formulier, waarbij de gemeente zelf bepaalt of (en zo ja welke) bewijsstukken er worden opgevraagd en welke niet. Bij Schulinck In-Form bouwen we die slimme e-formulieren.
Met een slim digitaal formulier bepaalt de gemeente zelf welke bewijsstukken worden opgevraagd
De gemeente bepaalt hoe het formulier eruit ziet
Zo’n e-formulier begint met een inlog met DigiD: een doeltreffende manier om iemands identiteit vast te stellen. Vervolgens kan het systeem achter het formulier zelf heel selectief bepalen welke bewijsstukken er nodig zijn. Afhankelijk van het antwoord dat de aanvrager geeft op een vraag, bepaalt het systeem welk bewijsstuk wordt opgevraagd:
- Het formulier kan er direct op die plek om vragen
- De gemeente kan er ook voor kiezen om aan het einde van het formulier alle benodigde bewijsstukken in één keer te vragen
- De gemeente kan zelfs sommige stukken verplicht maken en andere optioneel
- Ook is het mogelijk dat de aanvrager aangeeft welke bewijsstukken direct geleverd kunnen worden
Door middel van een document wordt de aanvrager vervolgens geïnformeerd welke stukken nog moeten worden nageleverd. De bewijsstukken die worden geüpload, worden versleuteld opgeslagen, zodat ze niet in verkeerde handen kunnen vallen. Logt de burger in met DigiD, dan kan hij het formulier ook tussentijds opslaan om later verder te gaan en intussen rustig de bewijsstukken op te zoeken. Is alles compleet, dan logt hij weer in, voegt de stukken toe, ondertekent het formulier en verzendt het met een druk op de knop.
Schulinck In-Form stelt elk formulier op precies de gewenste manier in
Elke gemeente, elke organisatie kan zelf bepalen welke bewijsstukken er wel en welke niet worden opgevraagd. Bij Schulinck In-Form stellen we dat in op precies de gewenste manier. Er zijn al gemeenten die automatisch voorzieningen toekennen. Die gemeenten willen soms helemaal geen bewijsstukken opvragen. Wel controleren ze steekproefsgewijs. In de automatische beschikking staat dan ook altijd vermeld dat mensen de noodzakelijke bewijsstukken enkele jaren moeten bewaren, voor een mogelijke controle.
Slimme digitale formulieren, op maat voor uw organisatie
Als Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer en marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Kijk naar de oplossingen van Schulinck In-Form →