Om decentrale overheden te ondersteunen bij het archiveren van informatie over de Omgevingswet, is er nu de ‘Handreiking duurzame toegankelijkheid in de informatieketens van de Omgevingswet’. De handreiking is gecoördineerd door Het Utrechts Archief (HUA) in opdracht van de VNG, het IPO en de UvW.
Duurzame toegankelijkheid borgen
De handreiking geeft aan hoe decentrale overheden hun informatiebeleid, processen, zaaktypen en metadata in de ketens onder de Omgevingswet moeten inrichten. Dit om in samenhang met het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) de duurzame toegankelijkheid van de omgevingsinformatie te borgen. De handreiking geeft een overzicht van de reeds beschikbare instrumenten om dit lokaal vorm te geven. Verder bevat de handreiking een uitgebreide uitleg over de achtergrond van duurzame toegankelijkheid (DUTO) en een checklist waarin een 34-tal eisen voor dit onderwerp zijn uitgewerkt, volgens een ordening op 9 DUTO-aspecten. De eisen zijn ingedeeld naar wat wettelijk is, wat moet op de invoeringsdatum van de Omgevingswet en wat kan bijdragen aan duurzame toegankelijkheid. Dat laatste aangezien de invoering van de Omgevingswet een gefaseerde implementatie kent richting 2029.
Voor wie?
De handreiking is geschreven voor zowel informatie- en procesmanagers en architecten als voor recordmanagers en archivarissen bij gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen: omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s en GGD’en. Voor informatiemanagers geeft de handreiking ondersteuning bij het inrichten van DUTO aan de voorkant (archiving by design). Voor professionals op het gebied van archieven en recordmanagement geeft de handreiking informatie over de Omgevingswet en hoe dat aan hun vakgebied raakt.
Factsheet
Naast de handreiking is een factsheet gemaakt waarin de bedoeling en aandachtspunten kernachtig worden belicht van DUTO en de Omgevingswet. 5 stappen worden aanbevolen om tot implementatie te komen:
- Bepaal wie bij uw organisatie betrokken is bij duurzame toegankelijkheid in de keten
- Zorg dat iemand bij uw organisatie is ingelezen in de landelijke Omgevingswet-DUTO-kaders
- Richt uw eigen processen én de ketenafspraken alvast in: archiving by design
- Richt ook uw eigen applicaties alvast in
- Check op uw lopende inrichting; niet alleen achteraf!
Toepassing selectielijst
Bijlagen 3A en 3B geven een overzicht van de voor omgevingsinformatie relevante categorieën van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’. En de toepassing hiervan met gebruik van de zaaktypencatalogus (ZTC) Omgevingswet en het model-DSP gemeenten, of met de instrumenten van ‘Aan de slag met de Omgevingswet’.