Waarom digitale formulieren beter werken dan papieren formulieren

3 juni 2021 Participatiewet, In-Form

Tekst uit Infographic

Waarom digitale formulieren beter werken dan papieren formulieren

Alle gemeenten praten over digitaliseren, maar waarom is dit nu zo handig en wat leveren de digitale formulieren nu voor voordelen op?

Oude situatie (niet digitaal)

Formulieren zijn niet altijd juist omdat niet alle velden goed zijn ingevuld. Het staat vaak nog vol foutieve of slecht leesbare informatie. Belangrijke informatie ontbreekt, zoals een handtekening of bewijsstuk

Het formulier moet verstuurd worden via post of e-mail en verder intern verwerkt en opgeslagen worden. Bij de gemeente moet het formulier eerst handmatig verwerkt en daarna eventueel verder in een digitaal systeem verwerkt worden.

Het formulier moet verstuurd worden via post of e-mail. Als het formulier niet ondertekend is kan het niet verwerkt worden.

Nieuwe situatie (digitaal)

Via een slim digitiaal formulier kun je alleen die vragen stellen die van belang zijn en ook het beantwoorden afdwingen. Door een formulier met DigiD op te starten is de aanvrager geauthenticeerd en kan het formulier ook digitaal ondertekend worden.

Stap 1.

Formulier opstarten met DigiD.

Stap 2.

Persoonsgegevens aanvrager worden automatisch ingevuld

Stap 3.

Waarschuwingen worden gegeven als een ingevoerd veld niet voldoet aan de richtlijnen (BSN, postcode, telefoonnummer, e-mail, IBAN enz.) of een noodzakelijk veld nog niet is ingevuld.

Stap 4.

Vragen die niet nodig zijn worden niet getoond, bijvoorbeeld als iemand geen kinderen heeft en indien die er wel zijn kan worden gecontroleerd of die kinderen binnen een bepaalde leeftijdscategorie vallen.

Stap 5.

Bewijsstukken kunnen worden opgevraagd.

Stap 6.

De aanvraag kan digitaal worden ondertekend en verzonden. De gemeente krijgt alle aanvragen direct binnen. Ze zijn leesbaar, op dezelfde manier ingevuld en zij kunnen de aanvragen eventueel direct verwerken in hun back-office systeem.

De doorlooptijd voor het invullen en vastleggen van het formulier is vele malen sneller en betrouwbaarder.

Bijkomende voordelen kunnen zijn dat bij een digitale aanvraag ook direct een beschikking wordt gegenereerd en een werkproces wordt aangemaakt.

Eenvoudig voor de burger

Wat een gemak! De beschikking is direct binnen

Voordeel voor de gemeente

Het formulier is volledig ingevuld, onnodige handelingen vervallen.

Soorten aanvragen

• Bijzondere bijstand
• Algemene bijstand
• Minimabeleid
• Wmo meldingen
• Inkomstenformulieren

Schulinck Informatiemanagement