Prefill: voorinvulling van formulieren
2 augustus 2021 Participatiewet, In-Form
Wanneer je een digitaal aanvraagformulier start en inlogt met DigiD, dan ga je ervan uit dat er over jou bekende informatie wordt getoond. Deze informatie noemen we de voorvulling (ook wel prefill genoemd).
Er zijn vele mogelijkheden om prefill in te zetten in digitale formulieren. Belangrijkste rol is vooral het voorkomen van het stellen van vragen waarvan het antwoord al bekend is bij de organisatie. De rol van de prefill kan heel verschillend zijn, maar zal zeker bijdragen aan de gebruikerservaring!
Klik op de afbeelding om de infographic te bekijken als PDF, het schema te downloaden en op te slaan.
Tekst uit Infographic:
Prefill / Voorvulling
Wanneer je een digitaal aanvraagformulier start en inlogt met DigiD, dan ga je ervan uit dat er over jou bekende informatie wordt getoond. Deze informatie noemen we de voorvulling (ook wel prefill genoemd).
In veel digitale formulieren wordt de prefill gebruikt om de persoonsen adresgegevens te tonen.
De informatie die getoond wordt kan echter veel uitgebreider zijn. Er zijn diverse landelijke bronnen beschikbaar die kunnen worden gebruikt. Denk daarbij aan bronnen zoals:
- BRP
- RDW
- UWV
- GSD
De prefill informatie hoeft dus niet altijd getoond te worden aan de aanvrager.
De prefill informatie kan getoond worden in het digitale formulier, maar kan ook dienen als basis voor de klantreis binnen het formulier. Zo kan op basis van de informatie of de aanvrager een actuele bijstandsuitkering ontvangt (op basis van de bron GSD) een kortere (en vaak ook snellere) route worden gevolgd.
Het blijft echter wel altijd van belang om transparant te zijn over de te volgen route. In het digitale formulier moet dus wel aangegeven worden waarom bijvoorbeeld wordt afgeweken van de standaard route.
Voor de aanvrager wordt het een stuk aangenamer omeen formulier in te vullen als er enkel relevante vragen gesteld worden.
Op de achtergrond wordt de route op basis van de prefill informatie (en mogelijk ook de aanvullende informatie van de aanvrager) bepaald.
Bij een aanvraag bijzondere bijstand kan vastgesteld worden of er sprake is van een lopende draagkrachtperiode en of er nog sprake is van resterende draagkracht.
Bij een aanvraag individuele inkomenstoeslag kan in sommige situaties* zonder extra vragen direct het recht worden vastgesteld, terwijl een andere aanvrager een volledige en uitgebreide vragenlijst moet doorlopen.
Bij het doorgeven van gewijzigde inkomsten kan gecontroleerd worden in hoeverre deze afwijken van de al bekende inkomsten. Valt de afwijking binnen de marges, dan wordt deze wijziging direct verwerkt.**
Wanneer een organisatie de aanvrager vertrouwt, dan kan de prefill op de achtergrond gebruikt worden om dit vertrouwen te bevestigen.
(*) op basis van de beschikbare informatie in de backoffice applicatie.
(**) in alle andere gevallen wordt nadere informatie gevraagd en wordt dit op een later moment in de backoffice nog gecontroleerd.
Er zijn vele mogelijkheden om prefill in te zetten in digitale formulieren. Belangrijkste rol is vooral het voorkomen van het stellen van vragen waarvan het antwoord al bekend is bij de organisatie. De rol van de prefill kan heel verschillend zijn, maar zal zeker bijdragen aan de gebruikerservaring!