Een reis door een digitaal formulier
9 december 2021 Participatiewet, In-Form
Het gebruik van digitale formulieren is inmiddels ‘normaal’. Maar wat zijn nu eigenlijk de mogelijkheden? Dit voorbeeld toont ze op basis van een route door een digitaal formulier.
De laatste stap in de route is het afleveren van het ingevulde formulier bij de backoffice en/of het zaaksysteem. Dit kan handmatig, maar ook in de vorm van een geautomatiseerd proces.
Tekst uit de Infographic:
Een reis door een digitaal formulier
Het gebruik van digitale formulieren is inmiddels ‘normaal’. Maar wat zijn nu eigenlijk de mogelijkheden? Dit voorbeeld toont ze op basis van een route door een digitaal formulier.
START
Inloggen met DigiD
Voorvulling
De voorvulling (prefill) is afkomstig uit de landelijke basisregistraties, maar kan ook afkomstig zijn uit de eigen backoffice applicaties. Voorvulling kan direct getoond worden in het formulier, maar ook op de achtergrond gebruikt worden voor de werking van het formulier.
Kennisboom
Een formulier werkt als een kennisboom. Het verloop van de kennisboom wordt bepaald op basis van de in het formulier ingevulde informatie.
RuleEngine
Voor complexe berekeningen of conclusies kan een uitstapje gemaakt worden naar een RuleEngine.
Digitaal ondertekenen
Het formulier kan ondertekend worden door de aanvrager en eventuele partner. De ondertekening vindt plaats door middel van een nieuwe DigiD login.
Verzenden
Wanneer alle informatie correct is ingevuld, kan het formulier verzonden worden.
Los van de route zijn er ook enkele onderdelen die voortdurend van toepassing zijn (je kunt hier dus tijdens de volledige route gebruik van maken).
Tussentijds opslaan
Onderbreek de route tijdelijk en vervolg deze op een later moment. Het vervolg hoeft niet op hetzelfde device plaats te vinden (starten op de telefoon en eindigen op de laptop).
Responsive
Een formulier kan zonder problemen gestart worden in vrijwel iedere browser op een laptop, tablet of telefoon.
Versleuteling
Alle ingevulde gegevens en meegestuurde informatie (uploads) worden altijd versleuteld opgeslagen.
Documenten
Afhankelijk van de inhoud van het formulier worden direct documenten gegenereerd. Dit kunnen zowel externe als interne document zijn. De documenten zijn direct als download beschikbaar voor de aanvrager.
Er wordt een e-mail gestuurd naar de aanvrager. Deze e-mail bevat een algemeen antwoord op het ingevulde formulier. Het is mogelijk om gegenereerde documenten toe te voegen aan de e-mail.
FINISH
Het einde: Afleveren backoffice / zaaksysteem
De laatste stap in de route is het afleveren van het ingevulde formulier bij de backoffice en/of het
zaaksysteem. Dit kan handmatig, maar ook in de vorm van een geautomatiseerd proces.